פתרונות אינטראקטיביים לאירועים עסקיים: מה עובד בפועל בהפקת אירוע עסקי

פתרון אינטראקטיבי לאירוע עסקי הוא כל דבר שמכניס את המשתתפים לתוך האירוע במקום להשאיר אותם צופים, והדוגמה הכי פשוטה היא חלוקת התמונות: כל משתתף מקבל קישור אישי לוואטסאפ, מצלם סלפי אחד, ומקבל גלריה עם התמונות שהוא מופיע בהן מתוך כל מה שהועלה לאירוע. אין הרשמה ואין אפליקציה, המשתתף לוחץ על הקישור וזהו (ה-QR בכניסה לאולם הוא פשוט דרך נוספת לפתוח את אותו קישור במקום).

מה נחשב פתרון אינטראקטיבי לאירוע עסקי?

ההגדרה המעשית פשוטה: אם המשתתף רק מסתכל, זה תוכן. אם הוא עושה פעולה שמשנה את מה שקורה באולם או את מה שהוא לוקח הביתה, זו אינטראקציה. סקר שמוקרן על המסך ואף אחד לא עונה עליו הוא לא פתרון אינטראקטיבי, וקישור אישי שכל אחד פותח בטלפון שלו כן.

המשפחה עצמה רחבה, וכדאי להכיר אותה לפני שבוחרים: משחקי גיימיפיקציה ואפליקציית כנס עם משימות וניקוד, שאלות ותשובות חיות מהקהל בסגנון Slido, הצבעה וסקר בזמן אמת שמוקרנים על המסך, ענן מילים או קיר הודעות שמתמלא תוך כדי, מפגשי נטוורקינג ממוקדים שמשדכים בין משתתפים, וחלוקת תמונות אישית. כל אחת מהן פותרת רגע אחר באירוע.

המבחן היחיד שקובע הוא החיכוך. כל שלב שדורש הורדת אפליקציה, פתיחת חשבון או הקלדת סיסמה מוריד את ההשתתפות בחדות, ובאירוע שנמשך שעתיים אין הזדמנות שנייה להסביר לאנשים איך נרשמים. הפעילויות ששורדות הן אלה שדורשות פעולה אחת מהטלפון שכבר נמצא ביד.

ליתרון נוסף שקל לפספס: אינטראקציה שמייצרת פריט אישי ממשיכה לעבוד אחרי שכולם כבר הלכו הביתה. משתתף שמקבל תמונה שלו נוטה להעלות אותה לרשתות, וזו חשיפה למותג שלא שילמתם עליה בנפרד.

איך משלבים אינטראקציה בהפקת אירוע עסקי

בהפקה השאלה היא לא מה הכי מגניב, אלא מה לא מוסיף עוד תחנה ללוז שכבר צפוף. ברוב האירועים העסקיים כבר קיימת רשימת משתתפים מסודרת מההרשמה, וזו נקודת הפתיחה הטובה ביותר: אותה רשימה יכולה להפוך לערוץ הפצה אישי בלי שאף אחד ימלא טופס נוסף באולם.

שתי החלטות שוות את הזמן בישיבת ההפקה: מי אחראי להעלות את החומר ובאיזה קצב, ואיך הגלריה נראית מבחינת מיתוג, כי המסך של המשתתף הוא החלון האחרון שבו הלוגו שלכם מופיע. אם רוצים לאסוף גם תמונות שהמשתתפים מצלמים בעצמם, זו החלטה שצריך לקבל לפני האירוע ולא אחריו, כי היא משנה את מה שתולים בכניסה.

לצלם ולמפיק זה מוריד עבודה במקום להוסיף: אין מיון ידני של מאות תמונות לפי מי מופיע בהן, ואין רדיפה אחרי מיילים בשבוע שאחרי. חברה שמפיקה אירוע חד פעמי בדרך כלל מחליטה על זה מאוחר יחסית, וזה בסדר גמור, כל עוד החומר מגיע למשתתפים לפני שהאירוע נשכח.

זיהוי פנים באירוע עסקי: איך זה עובד ומה קורה עם הסלפי

זיהוי פנים באירוע עסקי פותר בעיה אחת ומוגדרת: איך משתתף מוצא את עצמו בתוך אלף תמונות בלי לגלול. הוא מצלם סלפי אחד, המערכת משווה אותו לתמונות שהועלו לאירוע, ומחזירה רק את אלה שהוא מופיע בהן. מבחינת המשתתף כל התהליך הוא לחיצה אחת וצילום אחד.

השאלה הראשונה שעולה בארגונים היא מה קורה עם הסלפי, וזו שאלה נכונה. התשובה שכדאי לדרוש היא כזו שאפשר לבדוק בעצמכם: אם בכל כניסה מחודשת לגלריה המשתתף מתבקש לצלם סלפי חדש, סימן שהקודם לא נשמר בשום מקום. תמונות האירוע עצמן נשמרות לתקופה מוגדרת, סביב חצי שנה, עם אפשרות להארכה.

שווה ליישר קו עם משאבי אנוש או עם היועץ המשפטי לפני האירוע. משפט אחד בהזמנה שמסביר שהתמונות יחולקו אישית לכל משתתף מספיק ברוב המקרים, ומי שלא מעוניין פשוט לא לוחץ על הקישור.

שיתוף תמונות בכנס: מה משתנה בקנה מידה גדול

ככל שהאירוע גדול יותר, הערך של חלוקה אישית עולה, כי הכאב שהיא פותרת גדל. בכנס שמייצר 3,000 תמונות, אלבום כללי הוא כמעט חסר ערך למשתתף הבודד, והוא פשוט לא ייכנס אליו פעם שנייה. הרחבנו על זה במדריך על שיתוף תמונות בכנס.

בכנסים רב יומיים או עם כמה אולמות מקבילים כדאי להפריד גלריה לכל יום או לכל מסלול, ולשלוח את הקישור בסוף כל יום במקום לחכות לסיום. מי שרוצה לראות איך זה מיושם בפועל יכול לעבור על שיתוף תמונות בכנס עם זיהוי פנים.

ברוב האירועים העסקיים האינטראקציה שמחזירה הכי הרבה היא גם הפשוטה ביותר: לוודא שכל מי שהגיע יוצא עם משהו אישי ביד ולא עם קישור כללי שאף אחד לא פותח. אצלנו ב-PiciMe חבילות מתחילות ב-350 ש"ח, והגלריה האישית עם זיהוי הפנים נכללת ממסלול Plus. אם אתם מפיקים אירוע החודש, ההחלטה היחידה שצריך לקבל מראש היא מי מעלה את התמונות ומתי. השאר קורה מעצמו.